SATIS

Agent d'accueil et de secrétariat (H/F)

ST AMARIN

Offrir un accueil de qualité afin de donner une bonne première image de la Communauté de communes et assister la direction générale et différents services pour garantir un bon fonctionnement de la collectivité, notamment dans le suivi et la préparation des réunions communautaires (Conseils et Bureaux).

*Assurer la première réception de qualité sur place ou par téléphone des usagers, des interlocuteurs et les orienter:
-    Accueillir les interlocuteurs par téléphone et rechercher le correspondant dédié, transmettre l'appel en procédant aux filtrages nécessaires, prendre les messages si nécessaire.
-    Accueillir physiquement les visiteurs, les orienter, et procéder aux filtrages nécessaires.

*Assurer des activités de secrétariat/assistance pour la direction générale, le service RH et ponctuellement pour le service Aménagement du territoire et le service Dynamique commerciale, artisanale et industrielle:
-    Saisir et mettre en forme des documents informatiques, (courriers, tableaux, arrêtés) de différents services,
-    Affranchir le courrier départ.
-    Réceptionner le courrier et les colis et les diffuser dans les services. 
-    Procéder à la mise à jour des coordonnées des contacts (tableur contact, fichier général sur Outlook ),
-    Saisir, enregistrer et mettre en forme des documents informatiques, (courriers, tableaux ),
-    Photocopier certains documents en nombre (parfois conséquents),
-    Mettre les documents à la signature et les envoyer aux personnes concernées, faire les copies nécessaires, enregistrer les documents dans le chrono.
-    Se charger de la reliure de tous les registres


*Veiller à la gestion des cartes de transports pour les collégiens du Collège de Saint-Amarin    -    Assister les usagers pour la gestion des transports,
-    Relayer à temps les cartes de transport destinées aux élèves,
-    Gérer le remplacement des cartes de transport perdues ou volées.


*Veiller à la bonne préparation et au bon suivi des réunions et instances communautaires officielles (réunions, Bureaux et Conseils)
-    Trier, imprimer, classer, numériser et préparer les documents nécessaires aux séances des instances communautaires et aux manifestations protocolaires,
-    Préparer les comptes-rendus, les procès-verbaux, les extraits des décisions et délibérations, et les registres annuels des Bureaux et des Conseils. 
-    Transmettre au contrôle de légalité via la plateforme dématérialisée les documents nécessaires,
-    Organiser les réunions: préparer les salles, planifier la venue des prestataires extérieurs (traiteurs, services, ménages ).

*Assurer les fournitures du siège et de l'office de tourisme
-    Gérer et suivre les stocks de matériels et fournitures courantes de bureau (notamment les agendas) et autres (exemple café, boissons pour réunions etc.), ainsi que le matériel nécessaire à l'entretien des locaux en relation avec la gestionnaire en charge du stock (piscine)

https://candidat.pole-emploi.fr/offres/recherche/detail/124GWRJ